Mẫu đề nghị thanh toán chi phí thuê xe nên giúp kế toán kiểm nhanh: thuê gì, kỳ nào, số tiền bao nhiêu và hồ sơ kèm theo đã đủ chưa.
Thông tin cần nắm nhanh
Tải file Word miễn phí tại đây.
| Điểm cần chốt | Vì sao quan trọng |
|---|---|
| Phạm vi áp dụng | Tránh dùng sai mẫu cho giao dịch khác bản chất |
| Người xác nhận | Giúp hồ sơ đối soát và thanh toán rõ ràng |
| Số liệu thực tế | Km, giờ, chuyến và phát sinh phải khớp |
| Lưu trữ | Đặt tên file theo kỳ/hợp đồng để dễ kiểm tra |
Nên kèm những hồ sơ nào?
- Hợp đồng hoặc báo giá.
- Bảng đối soát km/giờ/chuyến.
- Biên bản nghiệm thu nếu quy trình yêu cầu.
- Hóa đơn/chứng từ theo hồ sơ thực tế.
Đừng ghi mỗi “thanh toán tiền thuê xe”
Nên ghi kỳ thanh toán, loại xe hoặc tuyến, mã dự án nếu có và đầu mối xác nhận. Khi công ty thuê nhiều xe, một dòng mô tả chung sẽ làm kế toán phải hỏi lại.
Mẫu này phù hợp với ai?
Admin, kế toán, procurement hoặc bộ phận sử dụng xe theo tháng/chuyến. Có thể thêm cost center, mã PO hoặc số hợp đồng theo quy trình nội bộ.
Xem toàn bộ tại thư viện mẫu biểu thuê xe.
Cách dùng mẫu đề nghị thanh toán cho gọn
Nên điền kỳ dịch vụ, số hợp đồng hoặc báo giá, bộ phận sử dụng và người xác nhận trước khi chuyển kế toán. Nếu công ty có mã dự án hoặc cost center thì thêm ngay vào đầu mẫu để sau này tra lại không phải lục email.
Lỗi hay gặp
- Chỉ ghi “thanh toán tiền thuê xe” nhưng không ghi kỳ nào.
- Không đính kèm bảng đối soát nên kế toán phải hỏi lại km/giờ phát sinh.
- Hóa đơn, nghiệm thu và đề nghị thanh toán dùng số tiền khác nhau.
Mẹo thực tế: đặt tên file theo cấu trúc Tháng – Nhà cung cấp – Loại xe để cuối năm tìm lại nhanh.
Tải file: Bản chỉnh sửa Bản PDF để xem/in
