Bảng theo dõi km xe giúp nhìn ra ngày nào chạy bất thường, tổng km tháng và phần km vượt nếu hợp đồng có giới hạn.
Thông tin cần nắm nhanh
| Điểm cần chốt | Vì sao quan trọng |
|---|---|
| Phạm vi áp dụng | Tránh dùng sai mẫu cho giao dịch khác bản chất |
| Người xác nhận | Giúp hồ sơ đối soát và thanh toán rõ ràng |
| Số liệu thực tế | Km, giờ, chuyến và phát sinh phải khớp |
| Lưu trữ | Đặt tên file theo kỳ/hợp đồng để dễ kiểm tra |
Nên ghi km đầu và km cuối
Đừng chỉ nhập “hôm nay chạy 85 km”. Ghi km đầu/cuối giúp kiểm tra lại được nếu có tranh lệch số liệu.
Thêm tuyến hoặc mục đích chuyến
Một ngày km tăng mạnh mà không có ghi chú thì vài tuần sau rất khó nhớ vì sao. Chỉ cần ghi ngắn: sân bay, nhà máy, khách hàng A, đi tỉnh…
Dùng để tính chi phí vận hành
Km là đầu vào quan trọng để tính nhiên liệu, bảo dưỡng, lốp và so chi phí mua xe với thuê xe.
Xem thêm cách tính chi phí vận hành xe công ty.
Khi nào bảng km đặc biệt hữu ích?
Với hợp đồng có giới hạn km/tháng hoặc xe công ty cần kiểm soát chi phí nhiên liệu, bảng km cho thấy ngay ngày nào chạy bất thường và tuyến nào đang tiêu tốn nhiều nhất.
Cách đọc số liệu
Đừng chỉ nhìn tổng cuối tháng. So km theo từng tuần hoặc từng tuyến sẽ giúp phát hiện việc phát sinh do thay đổi lịch, thêm điểm đón hoặc xe chạy ngoài nhiệm vụ.
Nên giữ thêm thông tin gì?
- Biển số xe.
- Tài xế/người sử dụng.
- Tuyến hoặc mục đích.
- Km đầu và cuối.
- Ghi chú khi có phát sinh bất thường.
Tải file: Bản chỉnh sửa Bản PDF để xem/in
