Lập ngân sách xe công ty không nên lấy chi phí tháng trước nhân 12 rồi cầu mong năm sau giống hệt. Nếu số nhân sự, tuyến, ca hoặc dự án thay đổi, ngân sách xe cũng phải thay theo.
Thông tin cần nắm nhanh
| Điểm cần chốt | Vì sao quan trọng |
|---|---|
| Cùng phạm vi so sánh | Không so hai phương án khác số ngày/km/giờ |
| Chi phí phát sinh | Phần ngoài giờ, vượt km, VAT có thể làm thay đổi kết quả |
| Xe thay thế/downtime | Ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động doanh nghiệp |
| Đơn vị đo | Nên xem cả chi phí/tháng và chi phí/km |
Chia ngân sách thành 4 phần
- Chi phí thuê cố định theo tháng.
- Phát sinh dự kiến: km, ngoài giờ, cuối tuần.
- Chi phí tuyến/chuyến đặc biệt.
- Dự phòng cho thay đổi nhân sự hoặc dự án.
Dùng dữ liệu 3–6 tháng gần nhất
Lấy số km, giờ vượt, số chuyến ngoài tuyến và số ngày xe thực sự sử dụng. Nếu chưa có dữ liệu thì bắt đầu theo dõi ngay bằng bảng chấm công và bảng km.
Tách xe cố định và xe phát sinh
Xe đưa đón nhân viên hàng ngày nên nằm trong ngân sách cố định. Chuyến sân bay, công tác, sự kiện nên tách riêng. Trộn hết vào một cục sẽ rất khó biết khoản nào đang vượt.
Đừng quên VAT và chi phí chưa gồm
Ngân sách nên dựa trên giá doanh nghiệp thực trả, không phải giá headline. Nếu báo giá chưa gồm VAT, cầu đường hoặc bãi xe thì phải thêm vào mô hình.
Thêm một kịch bản xấu vừa phải
Ví dụ km tăng 10%, số chuyến tăng 15% hoặc thêm một ca làm việc. Không cần dựng kịch bản tận thế, chỉ cần đủ để procurement và kế toán không bị động.
Dùng thêm bộ Excel mẫu quản lý xe và cách làm bảng đối soát thuê xe tháng.
