Bảng chấm công xe thuê tháng không phải để “chấm công tài xế” theo nghĩa nhân sự, mà để ghi nhận xe đã phục vụ ngày nào, giờ nào, tuyến nào và có phát sinh gì.
Biểu mẫu & hồ sơ
Thông tin cần nắm nhanh
Dùng cho aiAdmin, kế toán, procurement và bộ phận sử dụng xe
Cần kiểm traKỳ dịch vụ, số liệu đối soát, người xác nhận, điều khoản liên quan
Nguyên tắcDùng mẫu làm khung, không thay thế hợp đồng hay tư vấn pháp lý cụ thể
| Điểm cần chốt | Vì sao quan trọng |
|---|---|
| Phạm vi áp dụng | Tránh dùng sai mẫu cho giao dịch khác bản chất |
| Người xác nhận | Giúp hồ sơ đối soát và thanh toán rõ ràng |
| Số liệu thực tế | Km, giờ, chuyến và phát sinh phải khớp |
| Lưu trữ | Đặt tên file theo kỳ/hợp đồng để dễ kiểm tra |
Các cột nên có
- Ngày chạy.
- Giờ bắt đầu/kết thúc.
- Tuyến hoặc công việc.
- Km đầu/cuối.
- Giờ phát sinh.
- Người xác nhận.
Đối soát theo tuần tốt hơn cuối tháng
Nếu sai một ngày, sửa ngay còn dễ. Để dồn 30 ngày rồi mới so, mỗi người nhớ một kiểu.
Dùng cùng hợp đồng tháng
Bảng này chỉ ghi thực tế. Giá vượt km, ngoài giờ và quy tắc tính tiền phải lấy từ hợp đồng/báo giá đã thống nhất.
Xem thêm cách đối soát xe theo tháng.
Nên chấm theo ngày hay theo ca?
Nếu xe chỉ chạy một ca cố định, mỗi ngày một dòng là đủ. Nếu cùng một xe chạy sáng và tối hoặc nhiều tuyến, nên tách theo ca để phần ngoài giờ và km không bị nhập chung.
Ai nên xác nhận?
Người phụ trách admin hoặc đầu mối sử dụng xe xác nhận là hợp lý nhất. Kế toán không nên phải đoán xem chuyến nào thực sự đã chạy.
3 lỗi làm bảng chấm công mất tác dụng
- Không ghi giờ bắt đầu/kết thúc.
- Chỉ ghi tổng km tháng mà không có km từng ngày.
- Không có cột phát sinh nên cuối tháng phải dò lại tin nhắn.
Tải file: Bản chỉnh sửa Bản PDF để xem/in
1Lấy dữ liệu
2Đối soát
3Xác nhận
4Lưu hồ sơ / thanh toán
Giá chưa bao gồm thuế VAT. Thuế được tính thêm theo mức áp dụng khi xuất hóa đơn. Các khoản cầu đường, bến bãi và phụ phí khác được xác nhận theo từng lịch trình.
