Một RFQ thuê xe tốt giúp doanh nghiệp nhận các báo giá có thể so được với nhau. Nếu chỉ nhắn “báo giá giúp xe 7 chỗ theo tháng”, mỗi nhà cung cấp sẽ hiểu một phạm vi khác nhau.
Thông tin cần nắm nhanh
| Điểm cần chốt | Vì sao quan trọng |
|---|---|
| Phạm vi áp dụng | Tránh dùng sai mẫu cho giao dịch khác bản chất |
| Người xác nhận | Giúp hồ sơ đối soát và thanh toán rõ ràng |
| Số liệu thực tế | Km, giờ, chuyến và phát sinh phải khớp |
| Lưu trữ | Đặt tên file theo kỳ/hợp đồng để dễ kiểm tra |
RFQ nên có 10 thông tin
- Loại xe / số chỗ.
- Số lượng xe.
- Thời hạn thuê.
- Số ngày chạy/tháng.
- Khung giờ.
- Km dự kiến.
- Tuyến / khu vực.
- Có tài xế hay tự lái.
- Yêu cầu xe thay thế.
- VAT và điều kiện thanh toán.
Mẫu nội dung RFQ ngắn
“Công ty cần thuê 02 xe 7 chỗ có tài xế trong 12 tháng, phục vụ thứ Hai–thứ Bảy, 08:00–18:00, khoảng 2.500 km/xe/tháng, khu vực TP.HCM và Bình Dương. Vui lòng báo giá gồm/không gồm VAT, km vượt, ngoài giờ, cuối tuần và xe thay thế.”
Yêu cầu báo giá theo cùng format
Nếu một bên báo trọn gói, một bên tách xăng và một bên chưa gồm VAT thì rất khó so. RFQ càng rõ, thời gian procurement hỏi lại càng ít.
Tải bảng so sánh báo giá và xem quy trình lấy báo giá 6 bước.
RFQ tốt giúp giảm bao nhiêu lần hỏi lại?
Với nhu cầu xe tháng, phần mất thời gian nhất thường không phải nhận báo giá mà là hỏi đi hỏi lại về km, giờ, VAT, xe thay thế và tuyến. Một RFQ đủ dữ liệu giúp các bên báo cùng một phạm vi ngay từ đầu.
Nên yêu cầu nhà cung cấp trả lời theo cùng cấu trúc
- Giá cơ bản.
- Phạm vi km/giờ bao gồm.
- Vượt km và ngoài giờ.
- Ngày lễ/cuối tuần.
- VAT.
- Xe thay thế.
- Điều kiện thanh toán.
Đừng đưa yêu cầu mơ hồ
“Xe đời mới, tài xế tốt, giá cạnh tranh” nghe rất hay nhưng không đo được. Thay vào đó hãy ghi năm xe tối thiểu nếu thật sự cần, thời gian phản hồi sự cố và khung giờ phục vụ.
