Quy trình đặt xe nội bộ càng rõ thì doanh nghiệp càng ít gặp chuyện “ai đặt xe này?”, “điểm đón ở đâu?” và “chi phí này thuộc phòng nào?”.
Thông tin cần nắm nhanh
| Điểm cần chốt | Vì sao quan trọng |
|---|---|
| Cùng phạm vi so sánh | Không so hai phương án khác số ngày/km/giờ |
| Chi phí phát sinh | Phần ngoài giờ, vượt km, VAT có thể làm thay đổi kết quả |
| Xe thay thế/downtime | Ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động doanh nghiệp |
| Đơn vị đo | Nên xem cả chi phí/tháng và chi phí/km |
Ai được quyền đặt xe?
Không nhất thiết ai cũng phải qua giám đốc. Nhưng nên xác định nhóm được đặt: admin, HR, trợ lý, trưởng bộ phận hoặc người có cost center.
Một yêu cầu đặt xe tối thiểu cần gì?
- Ngày giờ.
- Điểm đón.
- Điểm đến / lịch ghé.
- Số người.
- Loại xe nếu cần.
- Bộ phận / dự án chịu chi phí.
- Người liên hệ.
Đặt xe khẩn cấp
Nên có kênh riêng cho chuyến gấp và quy định ai được duyệt. Nếu mọi chuyến đều được gọi là “khẩn” thì quy trình coi như không tồn tại.
Sau chuyến
Với hợp đồng mở hoặc thanh toán cuối tháng, nên có bước xác nhận chuyến để làm dữ liệu đối soát.
Tải phiếu xác nhận chuyến xe hoặc xem hợp đồng mở cho chuyến công tác.
Một quy trình đặt xe nội bộ tối giản
- Người dùng gửi yêu cầu theo mẫu.
- Admin kiểm tra lịch và loại xe.
- Nhà cung cấp xác nhận xe/tài xế.
- Sau chuyến, người dùng xác nhận hoàn thành.
- Cuối kỳ, admin đối soát rồi chuyển kế toán.
Thông tin nào nên bắt buộc?
Ít nhất phải có ngày giờ, điểm đón, điểm đến, số người, bộ phận chịu chi phí và số điện thoại người đi. Thiếu một trong các thứ này là đủ để sáng hôm sau cả tài xế lẫn khách cùng đứng chờ ở hai nơi khác nhau, một thành tựu phối hợp đáng quên.
Khi nào cần phê duyệt?
Chuyến vượt ngân sách, đi tỉnh, thuê xe lớn hơn tiêu chuẩn hoặc đặt gấp ngoài giờ nên có cấp phê duyệt rõ.
